As obrigações acessórias são um conjunto de informações e documentos que as empresas devem fornecer aos órgãos fiscais e reguladores para comprovar a regularidade de suas atividades. Essas obrigações têm como objetivo auxiliar na fiscalização e controle das transações comerciais, garantindo a transparência e a conformidade das operações.
O que são Obrigações Acessórias?
As obrigações acessórias são um conjunto de informações e documentos que as empresas devem fornecer aos órgãos fiscais e reguladores para comprovar a regularidade de suas atividades. Essas obrigações visam auxiliar na fiscalização e controle das transações comerciais, garantindo a transparência e a conformidade das operações.
Elas são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa. Elas devem ser declaradas ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como principal objetivo que o próprio contribuinte (empresa) declare as informações solicitadas, podendo ser sobre a receita efetivada, os impostos apurados, além da parte trabalhista, quando são declaradas informações sobre a movimentação dos empregados na folha de pagamento e os encargos gerados sobre os salários pagos.
Obrigação tributária principal e acessória, entenda a diferença:
A obrigação tributária principal é aquela onde o contribuinte é obrigado a pagar o imposto devido ao estado, como o Imposto de Renda ou o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Ela representa o dever fundamental do contribuinte de arcar com o ônus financeiro do imposto, ou seja, é a obrigação de pagar o valor estabelecido pela legislação tributária.
Por outro lado, a obrigação tributária acessória é aquela no qual o contribuinte precisa cumprir diversas obrigações administrativas, além do pagamento do imposto em si. Essas obrigações podem variar de acordo com o tipo de tributo e a atividade exercida pelo contribuinte, mas envolvem geralmente a emissão de notas fiscais, a entrega de declarações e a manutenção de registros contábeis.
Obrigação Tributária Principal
A obrigação tributária principal é aquela que se refere diretamente ao pagamento do imposto devido. Ela é a obrigação principal do contribuinte perante o Estado e representa o vínculo jurídico que o obriga a pagar um determinado valor em impostos. Por exemplo, quando uma empresa emite uma nota fiscal de venda de um produto, ela está assumindo a obrigação tributária principal de pagar o imposto sobre aquela operação.
Obrigação Tributária Acessória
Já a obrigação tributária acessória é aquela que se refere ao cumprimento de obrigações formais, como a entrega de declarações, documentos ou informações ao fisco. Essas obrigações são necessárias para que o Estado possa fiscalizar e controlar o cumprimento das obrigações principais. Um exemplo comum de obrigação tributária acessória é a entrega da declaração de Imposto de Renda, na qual os contribuintes devem informar seus rendimentos e deduções.
A principal diferença entre as duas está no objetivo e na natureza das obrigações. Enquanto a obrigação principal está relacionada diretamente ao pagamento do imposto, a obrigação acessória está voltada para as ações e procedimentos que garantem a correta apuração, fiscalização e controle dos impostos.
É importante ressaltar que tanto a obrigação tributária principal quanto a acessória são fundamentais para o cumprimento das obrigações fiscais. O não cumprimento adequado dessas obrigações pode acarretar em penalidades, como multas e juros, além de poder gerar problemas com a Receita Federal ou órgãos fiscalizadores.
Quem é obrigado a cumprir as obrigações acessórias?
No Brasil, a legislação tributária estabelece quais contribuintes são obrigados a cumprir as obrigações acessórias. Geralmente, todas as pessoas jurídicas estão sujeitas a essa obrigação, independentemente do porte ou do tipo de atividade econômica exercida.
Além das pessoas jurídicas, algumas obrigações acessórias também se aplicam às pessoas físicas que possuem determinadas atividades econômicas, como profissionais liberais ou prestadores de serviços autônomos. É importante destacar que a obrigatoriedade das obrigações acessórias varia conforme a legislação de cada estado ou município.
É fundamental que as empresas e contribuintes estejam cientes das obrigações acessórias que devem cumprir, evitando assim problemas com a fiscalização e possíveis penalidades. O não cumprimento das obrigações acessórias pode resultar em multas, sanções administrativas e até mesmo a impossibilidade de participar de licitações ou de obter certidões negativas de débito.
Qual o prazo de envio das declarações acessórias?
ada obrigação acessória possui um prazo determinado pelo governo para que as empresas as cumpram. Esses prazos podem variar de acordo com o tipo de obrigação e o regime tributário da empresa. É importante respeitar esses prazos, pois o descumprimento pode acarretar em multas e penalidades.
Alguns exemplos de prazos das obrigações acessórias são: a entrega da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ), que geralmente ocorre até o final de junho; a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), que deve ser feita mensalmente até o 15º dia do mês seguinte; e a entrega da Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados (DIPI), que deve ser realizada até o 25º dia do mês seguinte ao da operação.
Além disso, é importante ressaltar que esses prazos podem sofrer alterações ao longo do tempo devido a mudanças na legislação fiscal. Por isso, é fundamental que as empresas estejam sempre atualizadas sobre as obrigações acessórias e seus respectivos prazos.
Cada obrigação acessória possui um prazo determinado para ser cumprida. Esses prazos podem variar conforme a natureza da obrigação e o porte da empresa. É fundamental que as empresas estejam atentas aos prazos estabelecidos para evitar multas e penalidades.
Algumas das obrigações acessórias mais comuns e seus prazos incluem:
- EFD-Contribuições: deve ser entregue mensalmente até o 10º dia útil do mês seguinte;
- EFD-Reinf: tem prazo de entrega até o dia 15 do mês subsequente;
- DCTF: deve ser entregue até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao período de apuração.
Além dessas, existem diversas outras obrigações acessórias que as empresas podem ter que cumprir, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, a entrega de declarações de imposto de renda, entre outras. É importante ressaltar que esses prazos podem sofrer alterações ao longo do tempo, por isso é essencial que as empresas estejam sempre atualizadas com a legislação vigente.
As obrigações acessórias tributárias de uma empresa
GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
O Sistema Empresas de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social é conhecido como SEFIP.
Trata-se de uma plataforma para o envio da obrigação que contém informações trabalhistas, previdenciárias e outras que têm relação com o FGTS.
Uma vez que a declaração é enviada, uma guia chamada de GFIP é automaticamente emitida e, por essa razão, as duas siglas acabam sendo usadas para identificar a obrigação.
Entrega: mensal, até o dia 7 de cada mês.
GPS ― Guia da Previdência Social
O Departamento Pessoal de qualquer empresa precisa saber como calcular GPS para realizar o pagamento do INSS e de seus funcionários.
Só então o DP pode cumprir a obrigação acessória para provar ao governo que está em dia com essa responsabilidade.
Vale saber que, assim como a GFIP ― obrigação acessória acima mencionada ― , a Guia de Previdência Social também é automaticamente emitida no ato do envio da SEFIP.
Entrega: até o dia 20 de cada mês.
CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
O CAGED é uma obrigação acessória usada para controlar a admissão, transferência ou demissão de trabalhadores que estejam empregados sob o regime da CLT.
Entrega: no dia 15 de cada mês (envio conjunto ao do eSocial).
RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais
A RAIS é uma declaração acessória usada para que o governo tenha informações e possa controlar as atividades trabalhistas no Brasil.
Isso é o que garante ao governo identificar quais trabalhadores têm direito ao PIS/Pasep.
Entrega: até abril do ano subsequente. Em 2020, o prazo estabelecido para a declaração relativa às informações de 2019 foi 17/04.
LRE ― Livro de Registro de Empregados
O LRE é uma obrigação acessória a ser cumprida por todos os empregadores, tendo previsão na CLT.
Trata-se de um documento que apresenta informações sobre os funcionários da empresa, sendo seu foco aquelas que são relevantes para a relação empregatícia.
Sendo assim, deve ser preenchido no momento da admissão e atualizado sempre que uma mudança no contrato, como uma transferência, acontecer.
Sem o registro, um trabalhador não pode dar início às suas atividades profissionais e é a empresa que responde por essa situação que pode resultar no pagamento de multa.
Entrega: deve ser feita no dia da admissão, uma vez que trata-se do registro do funcionário na empresa.
CD ― Comunicação de Dispensa
Por sua vez, a Comunicação de Dispensa é uma obrigação acessória por meio da qual a empresa informa o desligamento de um funcionário. É também uma declaração que deve ser enviada por todos os empregadores.
Entrega: deve ser feita na data de demissão do funcionário.
CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho
O CAT é uma obrigação acessória que, como a sigla indica, só deve ser entregue caso um funcionário da empresa sofra um acidente de trabalho, um acidente de trajeto ou alguma doença ocupacional.
É dever da empresa informar a Previdência Social sobre tais acidentes, ainda que o funcionário não seja afastado de suas atividades em decorrência do ocorrido.
Entrega: até o primeiro dia útil após a ocorrência. Em caso de morte, a comunicação deve ser imediata.
CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social
Esteja em uso a Carteira de Trabalho convencional ou a Carteira de Trabalho Digital, é uma obrigação acessória do DP fazer o registro da admissão de um funcionário no documento, de modo a formalizar a contratação para o Ministério do Trabalho.
Entrega: o envio dessa informação é feito durante o processo de admissão.
PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário
O Perfil Profissiográfico Previdenciário é um formulário que deve ser preenchido por empresas que, em razão das atividades a serem exercidas, expõem seus funcionários a algum tipo de risco.
É o caso, por exemplo, de agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou outros que sejam prejudiciais à saúde ou à integridade física, atrelados à concessão de aposentadoria especial após 15, 20 ou 25 anos de contribuição.
Entrega: o fim da relação de trabalho entre a empresa e um trabalhador ou quando o funcionário leva a documentação para aposentar.
DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, ou DIRF, é uma obrigação acessória que deve ser enviada por todas as empresas que fazem a retenção do IRRF.
Entrega: anual, devendo ser feita até o último dia útil do mês de fevereiro.
QHT ― Quadro de Horário de Trabalho
Outra obrigação acessória que faz parte da rotina do DP é a do Quadro de Horário de Trabalho.
Quer a empresa opere com escalas ou não, os horários devem ser informados ao governo por meio do eSocial, nos sistemas da Folha de Pagamento.
Entrega: deve ser feita sempre que uma mudança nos horários acontecer.
Folha de pagamento
A comprovação do pagamento dos salários é uma obrigação acessória do DP. Salários mensais devem ser pagos até o 5° dia útil, mas é importante que a empresa esteja atenta àquilo o que determina a Convenção Coletiva de Trabalho ou o Acordo Coletivo firmado com o sindicato laboral.
Esses documentos têm prevalência sobre a CLT e podem determinar datas diferentes para que o pagamento e, consequentemente, o envio da declaração correspondente, seja feito.
MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais
Por sua vez, o MANAD é um arquivo no qual se encontram todas as informações relativas à folha de pagamentos dos funcionários da empresa.
É uma obrigação acessória que deve ser enviada à Receita Federal para que o órgão faça a conferência dos impostos que são recolhidos sobre a folha.
Entrega: não há uma data específica para a entrega dessa declaração acessória. Para cada empresa, é o Fiscal da Receita Federal do Brasil (RFB) que determina quando o documento deve ser enviado.
Declarações acessórias mensais
DES – Declaração Eletrônica de Serviços: Na cidade de São Paulo a DES foi substituída pela Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços (NFTS). Para maiores informações, acesse o site da Nota Fiscal Paulistana.
GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS: No estado de São Paulo o prazo para o envio da declaração é, conforme Art. 20 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998:
EXCETUADAS AS HIPÓTESES EXPRESSAMENTE PREVISTAS NA LEGISLAÇÃO, A GIA SERÁ APRESENTADA NO MÊS SUBSEQUENTE AO DA APURAÇÃO E ATÉ OS DIAS A SEGUIR INDICADOS, DE ACORDO COM O ÚLTIMO DÍGITO DO NÚMERO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL DO ESTABELECIMENTO.
I – FINAIS 0 E 1 – ATÉ O DIA 16;
II – FINAIS 2, 3 E 4 – ATÉ O DIA 17;
III – FINAIS 5, 6 E 7 – ATÉ O DIA 18;
IV – FINAIS 8 E 9 – ATÉ O DIA 19.
(REDAÇÃO DADA AO CAPUT PELA PORTARIA CAT Nº 49, DE 26.06.2001, DOE SP DE 27.06.2001, COM EFEITOS A PARTIR DE 01.07.2001).
PARÁGRAFO ÚNICO – NA HIPÓTESE DO DIA DO VENCIMENTO PARA APRESENTAÇÃO INDICADO NO “CAPUT” RECAIR EM DIA NÃO ÚTIL, A TRANSMISSÃO PODERÁ SER EFETUADA NESSE MESMO DIA.
Verifique na secretaria da fazenda do seu estado maiores informações sobre a obrigatoriedade de envio da GIA.
SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: O prazo para a apresentação do SINTEGRA no estado de São Paulo é até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração.
EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital: O prazo para a transmissão do arquivo digital relativo à EFD-ICMS/IPIé até o dia 25 do mês subsequente ao período de apuração.
DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: As empresas devem apresentar a DCTF até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.
EFD Contribuições: O prazo para o envio da EFD Contribuições é até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.
SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: A SEFIP deve ser enviada até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social, que contém as informações de vínculos empregatícios, remunerações e valor do FGTS a pagar e é gerada automaticamente ao se enviar a SEFIP. Já a GPS – Guia da Previdência Social, utilizada para o recolhimento do INSS dos empregados e também gerada durante o envio da SEFIP, deve ser paga até o dia 20 de cada mês.
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: O prazo de entrega da CAGED é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações, desde que tenha havido movimentação de funcionários (admissão ou demissão). No mês em que não houver movimentação de funcionários o envio não é obrigatório.
Declarações acessórias mensais
ECD – Escrituração Contábil Digital: O prazo para o envio da ECD é até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
ECF – Escrituração Contábil Fiscal: O prazo para o envio da ECF é até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.
DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: O prazo para a entrega da DIRF é até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Vale ressaltar que os comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para que eles possam fazer a Declaração de Imposto de Renda.
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais; O prazo para a entrega da RAIS é até o início do mês de março de cada ano, sendo que o último dia de entrega pode variar. Por isso, fique atento!
DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: O prazo para envio da DIRPF é até o último dia útil do mês de abril.
Quais os tipos de Obrigações Acessórias?
Existem diversos tipos de obrigações acessórias que as empresas devem cumprir. Cada tipo de obrigação possui suas particularidades e requisitos específicos, por isso é importante que as empresas estejam atentas a cada uma delas.
Alguns exemplos de obrigações acessórias são:
Escrituração Contábil Digital (ECD): consiste na entrega do arquivo digital com a contabilidade da empresa até o último dia útil de maio. Essa obrigação tem como objetivo garantir a transparência e a confiabilidade das informações contábeis da empresa.
- Escrituração Fiscal Digital (EFD): consiste na entrega do arquivo digital com informações fiscais até o 10º dia útil do mês seguinte. Essa obrigação tem como objetivo facilitar o controle e a fiscalização das operações fiscais realizadas pela empresa.
- Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED): deve ser entregue até o último dia útil de fevereiro. Essa obrigação é específica para empresas que prestam serviços médicos e de saúde, e tem como objetivo monitorar e controlar as transações nesse setor.
Esses são apenas alguns exemplos, mas existem diversas outras obrigações acessórias, como a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a Declaração de Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR), entre outras. É importante que as empresas consultem a legislação fiscal e contábil para identificar todas as obrigações acessórias que se aplicam ao seu negócio.
Existem diversos tipos de obrigações acessórias que as empresas devem cumprir. Alguns dos principais tipos incluem:
SPED Fiscal
O SPED Fiscal é um conjunto de obrigações acessórias relacionadas ao ICMS e IPI. Ele engloba a Escrituração Fiscal Digital (EFD), que consiste no registro de todas as operações fiscais realizadas pela empresa, e a GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS), utilizada para informar os valores devidos de ICMS.
DIRF
A DIRF é a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Ela deve ser entregue anualmente e contém informações sobre os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas. A DIRF é utilizada pelas autoridades fiscais para verificar se os valores retidos na fonte foram corretamente informados e recolhidos.
ECF
A ECF é a Escrituração Contábil Fiscal. Ela consiste na apuração do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido das empresas. A ECF é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente e tem como objetivo demonstrar a apuração do resultado contábil e fiscal da empresa.
Além desses, existem diversos outros tipos de obrigações acessórias, como a entrega de obrigações trabalhistas, a emissão de notas fiscais eletrônicas, entre outras. Cada tipo de obrigação possui suas particularidades e prazos específicos.
Impacto nas empresas
O cumprimento das obrigações acessórias é fundamental para o bom funcionamento das empresas e para evitar problemas com a fiscalização. Além das multas e penalidades que podem ser aplicadas em caso de descumprimento, o não cumprimento das obrigações acessórias pode gerar uma imagem negativa para a empresa e prejudicar sua reputação no mercado.
Além disso, as obrigações acessórias também são importantes para a transparência e o controle das informações fiscais, tanto para o governo quanto para os próprios empresários. Através das obrigações acessórias, o governo consegue monitorar as atividades econômicas das empresas, combater a sonegação fiscal e garantir a arrecadação dos impostos devidos. Já os empresários podem utilizar as informações contidas nas obrigações acessórias para uma melhor gestão financeira e para tomar decisões estratégicas.
Portanto, é essencial que as empresas tenham um bom sistema de controle e cumpram todas as obrigações acessórias dentro dos prazos estabelecidos. Além disso, é importante manter-se atualizado sobre eventuais mudanças na legislação fiscal e contábil, para garantir o cumprimento correto das obrigações.
Prejuízos decorrentes do descumprimento das Obrigações Acessórias
O descumprimento das obrigações acessórias pode acarretar uma série de prejuízos para as empresas. Além das multas e penalidades que podem ser aplicadas pelas autoridades fiscais, o não cumprimento dessas obrigações pode resultar em problemas como a impossibilidade de emissão de certidões negativas, restrições de crédito, perda de benefícios fiscais e até mesmo ações judiciais.
A falta de cumprimento das obrigações acessórias também pode levar a problemas de reputação para a empresa, afetando sua imagem perante fornecedores, clientes e parceiros de negócios. Além disso, a falta de organização e controle das obrigações acessórias pode gerar retrabalhos e dificultar a gestão financeira e contábil da empresa.
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Conclusão
As obrigações acessórias são um conjunto de informações e documentos que as empresas devem fornecer aos órgãos fiscais e reguladores. Elas possuem prazos determinados e seu descumprimento pode acarretar prejuízos significativos para as empresas. Portanto, é essencial que as empresas estejam atentas aos prazos, conheçam os principais tipos de obrigações acessórias e estejam conforme a legislação vigente.
Para cumprir corretamente suas obrigações acessórias, é recomendado contar com o apoio de profissionais especializados na área, como contadores e consultores tributários. Esses profissionais podem auxiliar na organização e controle das obrigações, garantindo que a empresa esteja conforme a legislação e evitando prejuízos e problemas futuros.
É fundamental que as empresas entendam a importância de cumprir corretamente suas obrigações acessórias, não apenas para evitar penalidades, mas também para garantir a transparência e a conformidade de suas operações. Cumprir com as obrigações acessórias é uma responsabilidade fiscal e legal que contribui para a sustentabilidade e o crescimento saudável dos negócios.
Espero que essas informações sejam úteis para você! Se tiver mais alguma dúvida, estou à disposição para ajudar.
