O que faz o setor fiscal em uma empresa?

O Setor fiscal é uma das áreas essenciais para a continuidade das operações de uma empresa. Independentemente do segmento de atuação ou do porte da companhia, todas as pessoas jurídicas brasileiras precisam lidar com inúmeras exigências legais relacionadas a tributos, obrigações acessórias e diversas mudanças na legislação sobre o tema.

Apesar de ter as suas atividades muito relacionadas apenas ao cumprimento de obrigações legais e realização de atividades de alto grau burocrático, a verdade é que o departamento fiscal pode ter um papel de protagonista para o sucesso de uma empresa – seja garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais, reduzindo custos ou gerando informações úteis para a gestão empresarial.

 

Quais são as funções do departamento fiscal?

 

Na verdade, essas atividades consideradas mais manuais são as que ocupam menos tempo nas rotinas do departamento fiscal. Este setor vem tendo a sua importância cada vez mais reconhecida dentro das organizações e desempenhando funções estratégicas.

Neste artigo você vai compreender melhor quais são as principais rotinas do departamento fiscal e como cada uma elas se relaciona com as atividades da empresa como um todo.

Para as pessoas que não lidam diretamente com o departamento fiscal, é muito comum ter a ideia de que os profissionais desse setor passam o dia inteiro apenas lançando notas fiscais e calculando impostos. Entretanto, essas atividades manuais ocupam cada vez menos tempo nas rotinas desses profissionais, que também exercem uma importante função estratégica.

Entender todas as funções desempenhadas pelo departamento fiscal é muito importante para compreender a sua importância dentro de uma organização. Veja quais são as principais:

• Recebimento e escrita fiscal – que é a rotina de receber e escriturar todas as notas fiscais que passam pela empresa;
• Conferência de toda documentação fiscal;
• Lançamentos fiscais de entradas e saídas;
• Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
• Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária;
• Apuração de tributos;
• Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
• Auxílio na determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados;
• Entrega de obrigações acessórias, como as Escriturações Fiscais e Contábeis Digitais (EFD e ECD).

 

 

E qual é a importância do departamento fiscal para uma organização empresarial?

 

Como você pode deduzir com base nas funções exercidas pelo departamento fiscal, esse setor possui uma grande importância para uma organização continuar operando tranquilamente. Para reforçar o papel do departamento fiscal, analisemos os principais benefícios da atividade desempenhada pela área fiscal:

• Cumprimento de todas as obrigações fiscais em dia, criando uma boa relação com o Fisco e reduzindo os problemas com a fiscalização, que podem gerar multas pesadas;
• Aproveitamento de benefícios fiscais que podem ser responsáveis por reduzir os custos operacionais de uma empresa e impactar positivamente nos resultados financeiros;
• Geração de informações úteis que podem ser aproveitadas pelo gestor da empresa na tomada de decisão;
• Agilidade nos processos internos e garantia da circulação das mercadorias vendidas pela empresa;
• Otimização e previsibilidade do fluxo de caixa em relação aos compromissos fiscais que geram custos, como o pagamento de impostos, taxas e contribuições.

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7 rotinas do Setor fiscal em uma organização

 

1 – Gestão de Notas Fiscais

Começando pelo básico, é função do departamento fiscal fazer a gestão das notas fiscais.

Essa gestão compreende as NFs de saída e de entrada, bem como aquelas de devolução e de remessa para conserto.

Sempre que houver alguma transação comercial, é fundamental que haja uma nota fiscal para comprovar a compra e venda, pois toda essa documentação deverá ser enviada à Receita Federal quando solicitado.

 

2 – Recebimento e escrita fiscal

É bastante comum de observar empresas que simplesmente recebem as mercadorias de seus fornecedores sem confirmar se a nota fiscal que lhes foi entregue é válida ou foi cancelada.

Depois que a mercadoria é recebida, esse tipo de erro na NF geralmente só é percebido na hora de declarar o SPED Fiscal. Dessa forma, isso pode acabar gerando multas por parte da Receita Federal, além de retrabalhos para buscar as informações que foram perdidas.

Nesse sentido, faz parte das rotinas do departamento fiscal receber e escriturar todas as NFs que chegam até a empresa.

Os profissionais desse setor acessam o portal da Secretaria da Fazenda para verificar se as informações contidas na nota fiscal são válidas.

 

3 – Conferência de toda a documentação fiscal;

Também cabe a este departamento fazer a conferência de toda a documentação fiscal.

Quando a NF chega à empresa junto com a mercadoria, é possível que haja certas incongruências relacionadas aos tributos na escrituração.

Os quatro casos mais comuns de divergência de informações envolvem:

• o Código de Situação Tributária;
• a origem de mercadoria;
• a alíquota dos impostos;
• a Nomenclatura Comum do Mercosul.

Para evitar que isso aconteça, faz parte da rotina do departamento fiscal assegurar que a NF esteja devidamente preenchida e validada de acordo com a Receita Federal.

5 – Apuração de tributos

Outra atividade que faz parte da rotina do departamento fiscal é a apuração dos tributos.

Cabe a este setor apurar todos os impostos que incidem sobre as atividades da empresa a fim de verificar se está tudo de acordo com a legislação vigente.

Alguns dos principais impostos são:

• IRPJ – Imposto de Renda para Pessoa Jurídica;
• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
• ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
• INSS – Instituto Nacional do Seguro Social;
• PIS – Programa de Integração Social;
• COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

6 – Auxílio na classificação fiscal de novos produtos

Se a sua empresa importa ou exporta produtos, é fundamental estar atento à classificação fiscal dessas mercadorias.

Isso porque cada produto que entra ou sai do país possui um código de NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul – e é taxado de maneira diferente ao entrar ou sair do Brasil.

Essa classificação pelo código NCM serve para determinar as alíquotas de importação ou exportação dos produtos.

Assim, caso você queira comprar ou vender ou lançar um novo produto, o departamento fiscal tem como rotina auxiliar a empresa nessa classificação fiscal.

7 – Cumprimento das obrigações tributárias acessórias

Outro aspecto da rotina do departamento fiscal envolve o cumprimento das obrigações tributárias acessórias.

Tratam-se de informações comprobatórias sobre o recolhimento de impostos. Por exemplo:

• EFD – Escrituração Fiscal Digital;
• ECD – Escrituração Contábil Digital;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
• DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

8 – Envio de demonstrações contábeis

O envio das demonstrações contábeis para a Receita Federal também está dentro das rotinas do departamento fiscal.

Exemplos de demonstrações:

• DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados;
• DRE – Demonstração do Resultado do Exercício;
• DMPL – Demonstração das Mutações Relativas ao Patrimônio Líquido.

Gostou de saber um pouco mais sobre as rotinas de um departamento fiscal? Como você pôde perceber, este é um setor de extrema importância para uma empresa e, por isso, precisa ser gerenciado com bastante competência.

 

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