Definição e finalidade de cada código fiscal
A correta utilização dos códigos fiscais é um dos pilares da escrituração tributária digital e da conformidade fiscal no Brasil. Embora muitas vezes tratados como elementos meramente operacionais pelos departamentos de faturamento ou contabilidade, CFOP, CST, NCM e CEST assumem função estratégica, pois determinam o enquadramento tributário de cada operação e a forma como ela impactará a apuração de tributos diretos e indiretos.
CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações
O CFOP é um código numérico utilizado para identificar a natureza da operação de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Ele estabelece se a operação é de entrada ou saída, se ocorre dentro do mesmo estado ou em operação interestadual, e se envolve importação ou exportação.
Sua finalidade central é permitir que os fiscos estaduais e federal reconheçam, de forma padronizada, a natureza das transações realizadas pelas empresas. A escolha incorreta do CFOP compromete a apuração do ICMS, do IPI e do PIS/COFINS, podendo resultar em glosa de créditos e autuações.
Estrutura e lógica do CFOP
O CFOP é composto por quatro dígitos numéricos, cada um com uma função específica:
- Primeiro dígito: identifica se a operação é de entrada (1 ou 2), saída (5 ou 6) ou prestação de serviços (3 ou 7).
- Segundo dígito: indica a origem ou destino da operação (dentro do estado, interestadual ou internacional).
- Dois últimos dígitos: especificam a natureza detalhada da operação, como venda de produção própria, remessa para industrialização, devolução de mercadoria, entre outras.
Essa estrutura permite ao fisco compreender, de forma precisa, qual é a finalidade econômica e tributária da operação registrada.
Finalidade prática do CFOP
A função do CFOP vai muito além de “classificar” operações. Ele define diretamente a forma de tributação em diferentes níveis:
- ICMS: determina se a operação gera débito, crédito ou se está sujeita a substituição tributária.
- IPI: identifica quando a operação gera incidência, não incidência ou crédito de IPI.
- PIS/COFINS: orienta se a operação compõe receita tributável, receita isenta ou não sujeita.
- SPED Fiscal e Contribuições: garante que as informações prestadas ao fisco sejam consistentes e compatíveis com a natureza declarada da operação.
Exemplos de aplicação
- Venda de produção própria dentro do estado: CFOP 5.101.
- Venda de mercadoria adquirida de terceiros em operação interestadual: CFOP 6.102.
- Importação de mercadoria: CFOP 3.101.
- Exportação direta: CFOP 7.101.
- Remessa para industrialização por encomenda: CFOP 5.901.
Esses exemplos demonstram como o CFOP espelha, em linguagem codificada, o que efetivamente ocorreu na operação, servindo como elo entre a contabilidade, o ERP da empresa e a apuração tributária.
Riscos de utilização incorreta
A escolha inadequada do CFOP gera uma série de riscos fiscais e financeiros:
- Glosa de créditos: uso indevido de CFOP que confere direito a crédito de ICMS ou PIS/COFINS quando não cabível.
- Autuações fiscais: divergência entre CFOP informado e natureza real da operação pode ser interpretada como fraude ou omissão de receita.
- Inconsistência no SPED: cruzamentos automáticos realizados pelo fisco identificam inconsistências entre CFOP, CST, NCM e CEST, resultando em notificações e autos de infração.
- Impactos contratuais: contratos de fornecimento podem exigir correta indicação do CFOP para fins de repasse de ICMS-ST ou manutenção de benefícios fiscais.
Importância estratégica para gestores
Embora frequentemente tratado como um campo técnico-operacional de preenchimento, o CFOP possui impacto estratégico na governança fiscal da empresa. Um mapeamento incorreto pode levar a recolhimentos a maior, perda de créditos legítimos ou exposição a contingências tributárias relevantes.
CFOs e controllers devem acompanhar periodicamente as parametrizações de CFOP nos sistemas ERP, garantindo alinhamento com a legislação atualizada e com as operações reais da companhia.
CST – Código de Situação Tributária
O CST é o código que define o tratamento tributário de determinado item em relação ao ICMS e ao PIS/COFINS. Ele indica se a mercadoria ou serviço é tributado integralmente, sujeito a substituição tributária, isento, imune ou com alíquota zero.
Sua função é parametrizar a escrituração, garantindo que a apuração fiscal seja coerente com a legislação vigente e com as particularidades do regime tributário da empresa. Uma codificação incorreta de CST pode resultar tanto em recolhimento a maior quanto em supressão indevida de tributo, situações que ensejam autuações fiscais e riscos reputacionais.
O CST é um dos elementos fundamentais da escrituração fiscal e da apuração de tributos indiretos no Brasil. Ele funciona como uma chave de parametrização, determinando o enquadramento da mercadoria ou serviço perante as regras de incidência de ICMS, IPI, PIS e COFINS.
Embora seja tratado muitas vezes como um campo de preenchimento automático nos sistemas ERP, o CST possui caráter estratégico, pois sua escolha impacta diretamente na carga tributária efetiva, na formação de preço e no direito ao crédito fiscal.
Estrutura do CST
O CST é um código numérico que varia conforme o tributo envolvido:
- CST do ICMS:
- Composto por três dígitos (ex.: 000 a 900).
- Identifica situações como tributação integral, substituição tributária, isenção, imunidade, não incidência e diferimento.
- CST do IPI:
- Também estruturado em códigos numéricos, indica se o produto está sujeito à tributação, isento, imune ou suspenso.
- CST do PIS/COFINS:
- Adota códigos de dois dígitos (01 a 99).
- Classifica a operação quanto à tributação cumulativa, não cumulativa, alíquota zero, suspensão, isenção ou substituição tributária.
Nos casos de empresas optantes pelo Simples Nacional, utiliza-se o CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional), que adapta a lógica do CST para a sistemática simplificada.
Finalidade prática do CST
A correta definição do CST tem reflexo direto em diversos pontos:
- Apuração de ICMS: define se a operação gera débito de imposto, se transfere responsabilidade para outro contribuinte via substituição tributária ou se está acobertada por benefício fiscal.
- Apuração de IPI: determina se haverá débito ou crédito do imposto, especialmente relevante em indústrias de transformação.
- PIS/COFINS: impacta o regime cumulativo ou não cumulativo e a possibilidade de aproveitamento de créditos.
- SPED Fiscal e Contribuições: garante consistência nas informações cruzadas pelo fisco, evitando autuações por inconsistência sistêmica.
Exemplos práticos de CST
- CST 000 (ICMS): tributação integral.
- CST 060 (ICMS): ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária.
- CST 040 (ICMS): operação isenta.
- CST 01 (PIS/COFINS): operação tributável no regime cumulativo.
- CST 50 (PIS/COFINS): operação com suspensão.
- CST 99 (PIS/COFINS): outras operações.
Riscos de utilização incorreta
O preenchimento incorreto do CST é uma das principais causas de glosa de créditos e autuações fiscais:
- Glosa de PIS/COFINS: crédito tomado com base em CST inadequado pode ser desconsiderado pela Receita Federal.
- Autuações de ICMS-ST: erro na utilização de CST referente à substituição tributária gera passivo imediato.
- Perda de benefícios fiscais: utilização incorreta de CST em operações isentas ou imunes impede o aproveitamento de incentivos previstos em lei.
- Inconsistência no SPED: divergências entre CST e CFOP são facilmente detectadas pelos cruzamentos eletrônicos.
Importância estratégica para gestores
Para além do caráter operacional, o CST é decisivo no compliance fiscal da companhia. Ele influencia o fluxo de caixa, a formação do preço de venda e a competitividade da empresa nos mercados interno e externo.
É recomendável que CFOs e controllers realizem revisões periódicas de cadastros fiscais, com auditorias de parametrização em ERP e conferência da aderência entre CFOP, CST, NCM e CEST. Essa prática previne riscos de contingência e fortalece a governança tributária.
NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul
A NCM corresponde a um código de oito dígitos que classifica mercadorias de acordo com o padrão internacional de nomenclatura aduaneira. Instituída pelo Mercosul, sua função é padronizar a identificação de produtos nas operações de comércio exterior e no mercado interno.
A correta definição da NCM é fundamental, pois dela decorrem a alíquota do IPI, a sujeição ao ICMS-ST, a vinculação a benefícios fiscais e a própria tributação aduaneira em importações. Uma NCM equivocada pode levar ao pagamento indevido de tributos ou à responsabilização por fraude de classificação, além de impactar negativamente a cadeia de créditos.
Estrutura da NCM
O código da NCM possui oito dígitos, distribuídos da seguinte forma:
- Primeiros 2 dígitos: capítulo – agrupam mercadorias por natureza (ex.: capítulo 22 = bebidas, líquidos alcoólicos e vinagres).
- Dígitos 3 e 4: posição – detalham a mercadoria dentro do capítulo (ex.: 2203 = cervejas de malte).
- Dígitos 5 e 6: subposição – refinam a descrição (ex.: 2203.00 = cerveja de malte, sem distinção).
- Dígito 7: item – cria maior granularidade (ex.: 2203.00.1).
- Dígito 8: subitem – especifica a mercadoria final (ex.: 2203.00.10 = cerveja de malte em recipientes ≤ 10 litros).
Essa estrutura confere ao código precisão técnica, permitindo ao fisco identificar com clareza a natureza do produto.
Finalidade da NCM
A NCM cumpre diversas funções estratégicas:
- Definição da alíquota do IPI e do imposto de importação aplicável à mercadoria.
- Determinação da incidência do ICMS-ST e do CEST, vinculando produtos a regimes especiais de tributação.
- Controle estatístico das transações comerciais do país.
- Acesso a benefícios fiscais ou tratamento diferenciado, como isenções, reduções ou regimes aduaneiros especiais.
Importância na tributação
A correta classificação da NCM impacta diretamente a carga tributária efetiva da empresa:
- Uma NCM errada pode levar ao pagamento a maior de tributos, onerando custos e reduzindo competitividade.
- Por outro lado, pode resultar em recolhimento a menor, interpretado pelo fisco como infração, gerando autuações e multas elevadas.
- O enquadramento incorreto pode comprometer o direito ao crédito fiscal em regimes não cumulativos de PIS/COFINS e ICMS.
Erros comuns e riscos
- Classificação genérica: uso de NCM aproximada para simplificar cadastros, sem correspondência exata com a mercadoria.
- Desatualização normativa: a tabela de NCM sofre alterações frequentes, e empresas que não atualizam sistemas ficam expostas a inconsistências.
- Parametrização incorreta no ERP: cadastro de NCM divergente em diferentes filiais ou bases de dados.
- Desconexão com CFOP, CST e CEST: incoerência entre códigos fiscais, detectada facilmente pelos cruzamentos automáticos da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda.
Jurisprudência e fiscalização
A jurisprudência do CARF e decisões da Receita Federal reforçam que a responsabilidade pela correta classificação da NCM é exclusiva do contribuinte. Ainda que a tabela oficial seja fornecida pelo governo, cabe à empresa interpretar e enquadrar corretamente seus produtos. Erros reiterados podem ser entendidos como dolo ou fraude, agravando penalidades.
Relevância estratégica para empresas
Para CFOs e controllers, a NCM é muito mais que um código de catalogação. Ela representa um instrumento de compliance fiscal e gestão de riscos. Um mapeamento adequado permite:
- Reduzir contingências tributárias e aduaneiras.
- Garantir a correta aplicação de benefícios fiscais.
- Melhorar a eficiência de controles internos.
- Assegurar competitividade em mercados interno e externo.
Por isso, é essencial que empresas mantenham equipes fiscais capacitadas, revisem periodicamente seus cadastros e adotem processos de tax review e auditoria de NCM, preferencialmente com suporte de tecnologia e inteligência fiscal.
CEST – Código Especificador da Substituição Tributária
O CEST foi criado para uniformizar a identificação de mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária do ICMS. É um código numérico de sete dígitos que complementa a NCM e define, de forma detalhada, quais produtos estão sujeitos ao recolhimento antecipado do imposto.
Sua função é harmonizar a aplicação do ICMS-ST entre os estados e reduzir divergências de interpretação na classificação de mercadorias. O uso incorreto do CEST pode resultar em recolhimento inadequado de ICMS-ST, acarretando autuações, glosas e passivos tributários relevantes.
