Entre montar um departamento fiscal próprio, contratar uma contabilidade ou optar por uma assessoria tributária e fiscal, qual opção oferece melhor custo-benefício considerando resultados diretos e indiretos?
A escolha entre montar um departamento fiscal próprio, contratar uma contabilidade externa ou optar por uma assessoria tributária/fiscal especializada depende crucialmente de fatores como o porte da empresa, a complexidade das operações, o regime tributário (Lucro Real vs. Presumido/Simples), o orçamento disponível e a importância estratégica da área fiscal para o negócio.
Análise Comparativa de Custo-Benefício das Opções Fiscais
De acordo com uma pesquisa realizada pela PwC Brasil, empresas que terceirizam suas operações fiscais podem economizar entre 20% a 30% em custos operacionais quando comparadas àquelas que mantêm departamentos internos. No entanto, a análise deve ir além dos custos diretos.
A possibilidade de reduzir custos operacionais entre 20% a 30% ao terceirizar o setor fiscal, conforme apontado em pesquisa da PwC Brasil, encontra respaldo em mecanismos claros de eficiência. Provedores de outsourcing fiscal alavancam economias de escala, distribuindo os altos investimentos em tecnologia, pessoal especializado e infraestrutura por uma ampla carteira de clientes, um custo que seria integralmente absorvido por uma única empresa com equipe interna.
Soma-se a isso a expertise focada e os processos otimizados inerentes a esses prestadores, a eliminação de despesas diretas com folha de pagamento fiscal e a possibilidade de a empresa direcionar seus recursos gerenciais para sua atividade principal. Contudo, apesar da plausibilidade e da credibilidade da fonte, é fundamental analisar que tal percentual não é universal, sendo influenciado pela estrutura de custos interna existente, pela abrangência do serviço terceirizado e por fatores estratégicos que podem justificar a manutenção de uma equipe própria.
Sugestões
Segundo dados da FEBRAC, o custo médio de manutenção de um departamento fiscal próprio para uma empresa de médio porte inclui não apenas salários (que podem variar de R$ 5.000 a R$ 15.000 por profissional), mas também investimentos em software, treinamentos e infraestrutura, podendo ultrapassar R$ 30.000 mensais.
Por outro lado, a FENACON indica que os serviços de contabilidade terceirizada podem custar entre R$ 1.500 a R$ 8.000 mensais, dependendo do porte da empresa e complexidade das operações. Já as assessorias tributárias especializadas, segundo a IBPT, podem apresentar custos mais elevados, mas frequentemente resultam em economias tributárias que superam significativamente o investimento.
Uma análise da Deloitte sugere que a melhor relação custo-benefício geralmente se encontra em um modelo híbrido: contabilidade terceirizada para operações rotineiras combinada com assessoria tributária especializada para planejamento estratégico. Este modelo permite otimizar custos mantendo qualidade e especialização.
Sugestões
Em termos de resultados indiretos, o SEBRAE aponta que empresas com suporte fiscal especializado apresentam 40% menos autuações fiscais e conseguem aproveitar em média 25% mais benefícios fiscais disponíveis, demonstrando que o investimento em expertise fiscal pode gerar retornos significativos a longo prazo.
A conclusão, baseada nestas fontes, é que para a maioria das empresas de pequeno e médio porte, a terceirização através de contabilidade combinada com assessoria tributária pontual oferece a melhor relação custo-benefício. Apenas para grandes corporações com operações muito complexas, um departamento fiscal próprio se justifica financeiramente.
Entretanto, não há uma resposta única sobre qual oferece o “melhor” custo-benefício absoluto, pois o “valor” percebido varia.
Para tomar uma decisão informada sobre qual opção escolher entre manter um setor fiscal próprio ou terceirizar através de uma contabilidade ou assessoria tributária, é fundamental analisar detalhadamente os prós e contras de cada alternativa. Vamos explorar em profundidade cada opção para ajudar na tomada de decisão.
A decisão entre estabelecer um departamento fiscal interno ou contratar serviços contábeis externos depende de diversos fatores. Para empresas de pequeno porte, terceirizar os serviços contábeis pode ser mais custo efetivo, pois elimina a necessidade de manter uma equipe dedicada e investir em infraestrutura e sistemas especializados. Além disso, escritórios contábeis geralmente oferecem uma gama completa de serviços, incluindo assessoria fiscal, trabalhista e societária.
Por outro lado, empresas maiores ou com operações mais complexas podem se beneficiar significativamente de um departamento fiscal interno ou se preferir contratar uma assessoria especializada em serviços de consultoria fiscal e tributária como é o nosso caso. Pois em ambos os casos, essas alternativas oferecem um controle mais direto e imediato sobre as operações fiscais, permite respostas mais rápidas a questões tributárias urgentes e possibilita um planejamento tributário mais alinhado com as estratégias específicas da empresa. A equipe interna também desenvolve um conhecimento profundo das particularidades do negócio, o que pode ser valioso para a tomada de decisões estratégicas.
Montar um departamento fiscal próprio (Internalização)
O que é: Contratar e gerenciar uma equipe interna (analistas, coordenadores, gerentes) dedicada às rotinas fiscais e tributárias. Adquirir e manter softwares fiscais.
Quais são os custos em montar um departamento ou setor fiscal próprio?
- Diretos: Salários, encargos sociais, benefícios, treinamento contínuo (essencial!), licenças de software fiscal, infraestrutura (espaço físico, computadores). Geralmente, o custo fixo inicial e recorrente mais alto.
- Indiretos: Tempo de gestão para supervisionar a equipe, custos de recrutamento e retenção de talentos (área com alta rotatividade e demanda por especialistas), risco de conhecimento concentrado em poucas pessoas.
Vantagens em montar um departamento ou setor fiscal próprio?
- Controle total sobre processos e documentação
- Resposta imediata a questões fiscais urgentes
- Conhecimento aprofundado das operações da empresa
- Maior facilidade na implementação de estratégias fiscais
Diretos: Controle total sobre os processos e informações, potencial maior agilidade na comunicação interna e tomada de decisão (se bem gerenciado), profundo conhecimento das particularidades do negócio pela equipe.
Indiretos: Maior integração com outras áreas (contábil, financeiro, comercial), possibilidade de desenvolver processos altamente customizados, potencial para transformar a área fiscal em um centro estratégico (planejamento tributário proativo).
Desvantagens/Riscos em montar um departamento ou setor fiscal próprio?
Alto custo, dificuldade em atrair e reter especialistas (especialmente em temas complexos), necessidade de investimento constante em atualização, risco de a equipe ficar “viciada” em processos internos e perder visão de mercado/novas práticas, dificuldade em escalar rapidamente (para cima ou para baixo).
- Custos fixos elevados (salários, benefícios, encargos)
- Necessidade de investimento em software e infraestrutura
- Custos com treinamento e atualização constante da equipe
- Melhor Custo-Benefício Para: Empresas de médio a grande porte, com operações complexas (várias filiais, regimes especiais, comércio exterior, indústria), principalmente no Lucro Real, onde o volume de trabalho, a necessidade de controle detalhado (créditos PIS/COFINS, IPI, ICMS) e o potencial de planejamento tributário justificam o investimento. Empresas onde a gestão tributária é vista como estratégica.
Contratar uma contabilidade externa (outsourcing completo ou parcial) – Terceirização fiscal
O que é: Terceirizar as rotinas fiscais (e frequentemente contábeis, DP) para um escritório de contabilidade.
Quais são os custos contratar uma contabilidade externa?
- Diretos: Mensalidade (honorários contábeis), que geralmente é mais previsível e inferior ao custo de uma equipe interna completa.
- Microempresas (Simples Nacional – Faturamento Baixo): Pode começar em torno de meio salário mínimo a 1 salário mínimo por mês (aproximadamente entre R$ 700,00 a 1.400,00 por mês a média de 2024), dependendo dos fatores acima. Contabilidades online podem oferecer planos mais básicos a partir de entre R$ 100,00 a 300,00 mas geralmente com escopo limitado e menos suporte personalizado.
- Pequenas e Médias Empresas (Simples Nacional ou Lucro Presumido): A faixa pode variar amplamente, (mensalidade de aproximadamente entre R$ 1.500 a R$ 5.000,00 por mês) dependendo muito do faturamento, complexidade e escopo.
- Médias e Grandes Empresas (Lucro Presumido ou Lucro Real): Nesse caso os valores dependem muito. Mas podem facilmente começar com uma mensalidade de aproximadamente entre R$ 5.500 para muito mais de R$ 10.000,00 por mês, especialmente no Lucro Real com operações complexas, necessidade de relatórios gerenciais, e maior volume.
- Indiretos: Tempo para fornecer informações e documentos ao escritório, possíveis custos por serviços extras não cobertos no contrato básico, risco de comunicação menos fluida, custo de eventuais erros ou omissões por parte do escritório (embora a responsabilidade contratual possa existir).
Vantagens em contratar uma contabilidade externa?
Diretos: Redução de custos diretos com pessoal e infraestrutura, acesso a uma equipe com experiência variada (atendem diversos clientes), diluição do custo de software e atualização entre vários clientes. Foco da gestão interna no core business.
Indiretos: Previsibilidade de custos, transferência (parcial) da responsabilidade pela conformidade e atualização legal, acesso a uma estrutura que já lida com as obrigações acessórias rotineiras.
Desvantagens/Riscos em contratar uma contabilidade externa?
Desvantagens/Riscos: Menor controle direto sobre os processos, possível falta de conhecimento profundo das especificidades do negócio do cliente, qualidade do serviço varia enormemente entre os escritórios, foco pode ser mais em conformidade básica (entregar guias e declarações) do que em planejamento estratégico, tempo de resposta pode ser maior, risco de ser tratado como “mais um cliente”.
Melhor Custo-Benefício Para: Empresas de pequeno e médio porte, especialmente no Simples Nacional ou Lucro Presumido com operações menos complexas. Empresas que buscam principalmente a conformidade legal a um custo controlado e querem liberar a gestão interna das tarefas rotineiras.
Contratar uma assessoria ou consultoria tributária e fiscal especializada – Terceirização fiscal
O que é: Contratar uma empresa ou profissionais focados em serviços de alto valor agregado: planejamento tributário, revisão de procedimentos, recuperação de créditos, suporte em fiscalizações, M&A, preços de transferência, regimes especiais, consultoria em temas complexos. Geralmente não executa a rotina mensal completa, mas sim a revisa, otimiza ou resolve problemas específicos. Pode atuar em conjunto com a equipe interna ou a contabilidade externa.
Quais são os Custos?
- Diretos: Honorários por projeto, hora técnica ou taxa de sucesso (no caso de recuperação de créditos). O custo por hora/projeto pode ser alto, mas focado em gerar retorno ou mitigar riscos significativos.
- Indiretos: Tempo da equipe interna ou da contabilidade para fornecer dados e suporte à assessoria.
Vantagens em contratar uma assessoria ou consultoria tributária?
Diretos: Acesso a expertise altamente especializada e atualizada em nichos complexos, potencial de economia tributária significativa (planejamento, créditos), redução de riscos (revisão, prevenção de autuações), suporte especializado em situações críticas (fiscalizações, litígios).
Indiretos: Visão externa e imparcial sobre os processos fiscais, introdução de melhores práticas, segurança em decisões complexas, otimização da carga tributária dentro da legalidade. Treinamento indireto da equipe interna/contabilidade.
Desvantagens/Riscos: Custo pode ser elevado para serviços pontuais (mas o retorno esperado deve compensar), não substitui a necessidade de quem execute a rotina diária/mensal (a menos que seja um BPO fiscal muito específico), dependência da qualidade e reputação da consultoria.
Melhor Custo-Benefício Para: Todas as empresas, independentemente do porte ou regime, que enfrentam questões fiscais complexas, buscam otimização tributária, estão passando por mudanças significativas (fusões, aquisições, reestruturações) ou querem uma validação/revisão dos seus processos. É especialmente valiosa para empresas no Lucro Real ou com operações que envolvem muitos benefícios fiscais, ST, etc. Muitas vezes, o “custo” da assessoria é pago pelos tributos economizados ou multas evitadas.
Por que a Assessoria Tributária é Vantajosa para Grandes Empresas?
A contratação de uma assessoria e consultoria tributária pode ser especialmente benéfica para grandes empresas por diversos motivos estratégicos:
- Expertise especializado: Consultores tributários são altamente especializados em áreas específicas da legislação fiscal, oferecendo conhecimento aprofundado que pode ser crucial para operações complexas.
- Visão externa e independente: A assessoria externa pode identificar oportunidades e riscos que a equipe interna, por estar muito próxima às operações diárias, pode não perceber.
- Economia em casos complexos: Em situações que envolvem planejamento tributário avançado, fusões, aquisições ou reestruturações, o custo da consultoria pode resultar em economia significativa de impostos.
- Atualização constante: Empresas de consultoria mantêm-se atualizadas sobre mudanças na legislação e jurisprudência, oferecendo orientações preventivas e estratégicas.
- Complemento ao departamento interno: A assessoria pode trabalhar em conjunto com a equipe fiscal interna, fornecendo suporte especializado em questões específicas e complexas.
Recomendação: Para grandes empresas, o ideal é manter um departamento fiscal interno robusto para operações cotidianas, complementado por uma assessoria tributária especializada para questões estratégicas e complexas.
Uma terceira opção, cada vez mais comum, é adotar um modelo híbrido, onde a empresa mantém um departamento fiscal enxuto para questões cotidianas e estratégicas, enquanto terceiriza tarefas mais específicas ou complexas para escritórios especializados. Esta abordagem combina o melhor dos dois mundos: controle interno das operações críticas e suporte especializado quando necessário.
Conclusão sobre Custo-Benefício:
- Para Rotinas Básicas e Conformidade:
- PMEs (Simples/Presumido): A Contabilidade Externa geralmente oferece o melhor custo-benefício inicial, liberando a empresa para focar no negócio a um custo controlado.
- Médias/Grandes Empresas (Lucro Real): A decisão entre Internalizar e Outsourcing (Contabilidade Externa de maior porte/BPO Fiscal) é mais complexa. Internalizar dá mais controle e potencial estratégico, mas custa caro. Outsourcing pode ser mais barato, mas exige boa gestão do fornecedor e pode limitar a proatividade.
- Para Estratégia, Otimização e Questões Complexas:
- A Assessoria/Consultoria Especializada quase sempre oferece um excelente custo-benefício indireto, pois seu foco é gerar valor (economia) ou mitigar perdas (riscos, multas) que superam em muito o custo dos honorários. Ela pode (e muitas vezes deve) complementar tanto a equipe interna quanto a contabilidade externa.
